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    中小企业为什么要进行信息化

    2018/7/18 23:50:54


    中小企业为什么要进行信息化,这个问题显然不是什么问题,就像一个旅行在沙漠当中的人对水的渴望一样。我想当你的企业年营业额做到100万以上都可以考虑在某一部分先采取信息化管理。当然,随着营业规模的成长,你可以逐步采取各个环节全面信息化管理的方式。毕竟一家年营业额在4000万以上,规模在50人的中小企业,和年营业额在800万,规模在10人的微型企业对于信息化管理的要求是不一样的,因为10个人的时候你还可以单级管理,但到了50人,你已经不可能再单级管理了,必须多层管理(当然并非层次越多越好)。那么,中小企业信息化应用能够带来那些看得见、摸得着的作用呢?我认为可以从以下几个方面来看:

    中小企业为什么要进行信息化,作用一:

    可以显著提升员工对企业管理的信心。如果一家企业始终采取很落后的管理模式和运营模式,那么,员工是很难建立起他和客户交往的信心的。在这一点上,你的企业哪怕先上一个简单的客户管理系统(介于CRM和EXCEL表格管理之间)也会很好的增强员工做业务的信心.

    中小企业为什么要进行信息化,作用二:

    可以为你的后续增长提供管理保障。一个企业10人的时候觉得没有必要信息化管理,20人的时候觉得也没有必要,30人的时候可能还会觉得没有必要,但随着业务增多,你的企业规模可能无意识当中不断的增大,40人,50人?直到有一天,你忽然发现已经很不好管理的时候再进行信息化,则会发现固有的流程很难和信息化相对科学的流程吻合。如果调整,所付出的代价可能是巨大的,实施和应用熟悉的时间也是更长的。所以,这种“类突发性”的信息化上马项目最终实施和应用的效果完全不如哪种“润物细无声”式的渗透效果,毕竟后者可以让老员工带新员工,而前者,很可能只能你一个人带20,甚至30、40人,这显然加大了应用的风险和难度。

    中小企业为什么要进行信息化,作用三:

    可以尽量的避免企业的隐性损失。企业的隐性损失是所有中小企业遇到的典型问题,也往往是中小企业上信息化的一个重要目的。没错,有了一个好的流程管理,那么隐性损失就可以降低到最小范围(但是否能够完全避免,值得商榷),所有商业的管理其实无非3各方面的管理:一是人的管理,一是物的管理,一是流程的管理,除了人的管理需要经营者的个人具备能力和管理能力外(人力资源管理软件并不能替代你的职责和作用,但可以起到辅助管理的作用),物的管理和流程的管理则都是可以通过信息化手段来实现的,这会让你对自己所赚的利润和所付出的费用、员工的绩效了然于胸。

    中小企业为什么要进行信息化,作用四:

    业务操作更规范,管理相对更简洁。这也是中小企业上信息化的一个重要目的,如果用一句俗话就是“不想管得这么累”。其实,道理同上面第3个,信息化可能会减轻你对物和流程管理的负担(这也很够了),但无法根本解决你的人的管理问题(只能辅助作用),因为“一样米养百样人”,不像物和流程,你定好标准后,就是这个样子了。

    中小企业为什么要进行信息化,作用五:

    懂得如何节约或者能够节约运营成本。可能这个观点很多人不认同,认为信息化应用增加了某些控制环节,怎么还能节省成本。我不妨举个例子:同样IT服务业务,如果你没有设定和规范好流程,随便做。那么,,你无法充分了解自己服务费用的支出;第二,你无法充分了解工程师的服务绩效;第三,你可能对于服务的风险无法掌控(如:工程师对于客户的数据安全风险等),而一旦采用了专业的“萤火虫”IT服务管理系统(IT-SMS),则这些问题都能迎刃而解。那么,你能说信息化不是为企业节省了运营成本吗?

    中小企业为什么要进行信息化,作用六:

    信息化可以降低监督成本和破除管理瓶颈。我们就曾经遇到一家中小IT公司用5个客服助理来监督25个服务工程师工作质量的现象,这种好笑的程度简直可以赶上换一个灯泡需要5个人,其中4个人指挥,1个人安装的程度了。而且更重要的还在于,用5个不能创造直接经济效益的人员来管理25个能够直接创造经济效益的人,如果有信息化管理手段,就可以把这5个人减为1个人,然后用省出4个人的工资来提升25个人服务工程师的薪酬标准,我相信工程师的工作积极性一定会高的多;而且即便你再增加工程师数量也不必要增加客服助理,这就是可以突破管理的瓶颈。

    中小企业为什么要进行信息化,作用七:

    更大化降低服务过程中的人为错误产生。随着企业管理手段的不断创新,人们对管理的要求也在不断的提高,一些成长型的企业规模不断在扩大,人员、设备、环境等条件都在不断的增长更新,面对日益壮大的规模,传统的管理手段与模式已经不能为企业的成长提供有力支持的时候,企业就会感觉原先的管理方式对企业的更大发展已经越来越力不从心了。这样的结果就导致一些有创新意识的企业家们开始寻找新的出路,采取更加有效的手段,从而解决企业管理所面临的一系列问题。

    企业在不断发展的过程中,作为企业的层,对市场信息的了解,公司内部人员管理和生产销售财务等诸多方面都表现出强烈的掌握欲望,以便在企业的未来发展中做出正确的战略规划,而传统的方式已经不能解决这些问题,这样就需要一种全新的辅助手段,来帮助企业的层解决对企业掌握不充分的问题;那么企业信息化,作为企业成长中的一种全新的辅助手段,是提升现代企业管理的重要方面之一,通过实施信息化来解决企业存在的一系列问题,从企业自身的发展来看,信息化已经是企业在成长与发展过程中的重要部署之一。

    生产与销售之间需要信息化

    以传统手段经营的企业,生产部门与销售部门之间是通过人为的方式进行沟通,相互之间的沟通没有形成一种统一规范的形式,而且这种语言的沟通在传达上还容易出现理解上的偏差。企业的销售人员对产品的理解主要是来自市场的需求,而生产人员对产品的理解主要是来自产品的性能。双方之间如果只是靠主管的之间的语言沟通,受个人主观意识的影响,很容易就出现理解上的不一致,极有可能导致生产出来的产品和销售部门理想中的产品存在很大的差异。特别是在处理一些紧急订单的时候,对于一些企业来讲,客户突然增加紧急订单或者追加订单数量是常有的事情,在面对这样情况的时候,企业的生产部门和销售部门之间的沟通就显得尤其重要了。

    员工与管理需要信息化:

    对于一个企业的管理而言,主要是以企业最上层面的和各个部门的主管人员来分开管理,来经营企业正常发展的,作为企业的,不太可能对企业的每一件事情每一个员工都了如指掌。最大限度的就是定期的通过与主管部门的负责人通过会议的形式,对下面的情况进行了解,这个时候的所了解的信息和企业的实际情况是有很大出入的。这也是现代企业的一种普遍现象。特别是对那些人员流动比较大的中小型企业而言,对人员的管理就显得尤为重要。可以说,企业的根本并不是掌握在的手里,而是掌握在员工的手里,一个销售人员可能要掌握企业很大比例的客户资料,如果企业对这些工作人员不能有很好的管理,一旦销售人员离职,就有可能是随之而来的失去一大批客户资源。另外,对于一些生产制造型企业来讲,企业的生产技术人员和产品设计人员的管理也非常重要。

    库存与原材料管理需要信息化:

    制造型企业的主要工作就是把原材料加工成产品,满足市场的需求。企业如何掌握库存的信息和原材料市场信息,是直接影响企业生产成本的重要因素。原材料的市场同样也是在不断的变化,价格的上涨下跌、市场的存货状况、新材料的上市等一系列信息都是需要企业随时来掌握的。特别是一些需要两种或者多种原材料的制造型企业,对原材料信息的掌握就显得更加重要了。另外,对库存的管理,很多企业在全国的很多城市都成立了办事处或者分公司,这些公司主要是负责该地区的产品销售和市场调研等工作,而这些各地的分支机构除了要完成总公司安排的各项任务之外,好要时刻了解本部的产品库存情况,才可以对市场做出相应的应对措施。如果对库存的掌握力度不够,就很有可能导致一种产品的积压或者销售脱节等现象。

    市场竞争需要信息化:

    随着市场竞争的不断加剧,竞争的形式也层出不穷,这个时候企业所面临重要的问题就是该如何才能在竞争中脱颖而出,赢得更大的市场。为企业创造更大的价值。特别是一些处于成长型的企业,能够很好的把握市场和竞争规律,对竞争对手有充分的了解接显得特别重要了。以往的企业在面对市场竞争的时候,也只能做到出现问题之后才开始采取应对措施,只能等到事情发生之后,才知道该如何解决问题的办法。因为对市场和竞争对手们缺乏了解,所以,没有办法做到预防和防范,在竞争中,对虽然能够取得竞争的胜利的,但是,由于缺乏对竞争对手和市场信息的及时掌握,也会导致一些不必要的损失。

    上述的企业信息化的几个需求方面,只是信息化为企业所解决的一些表面问题。其实,企业信息化是建立在企业不断发展及不断适应市场竞争的时候,才会有强烈的需求。特别是随着信息技术的飞速发展,信息资源的共享越来越便捷,能够时刻掌握市场的动态和整个行业的发展现状,是企业能够提升竞争能力的基本要求。

    企业通过利用信息化手段;对外,时刻掌握行业里的整体趋势;对内,时刻了解企业内部人、财、物等各个方面的信息动向。对内外信息的结合,才能够采取更加切实可行的发展手段,为企业的发展提供优质的信息参考依据。特别是一些求发展,促成长的中小型企业们,能够通过信息化手段提升企业的竞争能力和综合实力,是企业发展的重要手段。、ERP选型之明确需求 建立ERP筹备小组ERP系统的应用意味着企业管理模式的创新。在建立新的管理系统之前,应把企业的经营战略、业务流程、生产过程、组织结构与ERP系统的建设统一起来考虑。在选型之前,企业应该首先确认要解决哪些问题和达到什么目标,例如分析系统可能会对企业哪些方面造成冲击,企业自身的信息化基础如何,员工素质如何等。ERP系统的选型是一项长期的工作,需要专门的人员跟踪和处理大量繁杂的事情,企业可以成立ERP项目筹备小组,主要职责是确定ERP的实施范围和关键需求,考察和评估不同ERP产品,并在企业内进行初期的ERP宣传和培训。小组应由公司的高层亲自带队,组员可由IT部门,各部门骨干或主管组成,IT部门负责牵头处理日常的事务。

    二、ERP选型之产品性能调研

    每个企业都有自己的实际情况和行业特点,不同的ERP产品也有其特点和适用行业。企业按照生产类型可以细分为六种生产类型:按订单设计、按订单装配、按库存生产、批量生产、重复生产、连续生产。不同生产类型企业对ERP系统的要求是不同的。

    企业要分析自身行业特点、生产类型和主要需求,把握企业的业务流程和重点问题,并调研不同ERP产品在本行业适用情况和产品特点。整个评估过程需要耗费大量资源,因此从对自己和供应商负责的原则出发,可以筛选出几家供应商或代理商作重点评估。评估在前期主要从各种媒体或供应商获得初步的资料,后期主要通过产品的实际功能及流程演示、方案建议书等进行。

    评估的主要内容有:

    1、产品功能能否覆盖企业的基本流程和特殊需求。合适的ERP系统应能对80%左右的关键核心流程和需求直接提供解决方案,其余20%要有替代解决方案。

    2、各模块的集成性如何。某些ERP产品的不同模块是由不同公司开发的产品通过一些接口程序完成相互的数据传送和交易,集成度不高,会增加将来系统配置和维护的难度,降低系统的稳定性。

    3、产品的开放性。随着ERP的外涵延伸和协同电子商务的发展,ERP需要与其他的系统交换数据,如EDI、CAD/CAM、POS、银行支付系统和电子商务系统等,要求ERP系统有相应的接口,具有很好开放性。

    4、产品的实施方法。供应商是否有一套完善、并行之有效的实施方法论也是评估的重点。

    5、产品的软硬件运行环境如何。是否采用通用的软硬件平台,是否采用成熟和流行的开发技术,这将影响系统将来的维护成本。

    三、ERP选型之货比三家

    ERP是一项高投入的系统,供应商的实力决定其产品的继续研发能力和产品的前途,只有选择有实力的供应商的产品,才能保护企业的投资,享受产品的不断升级和良好技术支持及服务。ERP产品供应商通常只会推荐其产品的优点和强项,并且有时会夸大事实,企业有必要考察供应商在自己同行业用户的使用情况,从而获得更真实的一手资料,做出准确判断。 企业在ERP选型时,自身评估能力不足或希望获得更专业的意见,可以请咨询公司协助选型,提供建议,这样往往能更容易获得适合企业的ERP系统,从而为后续的实施提供保障。40多年来,SAP在为近 350,000 家客户提供优质服务的过程中积累了丰富的经验,并以此为基础推出了行业信息化知名的 SAP ERP 软件,能够有效满足全球 25 个不同国家和地区的大中小型企业的需求。这一软件久经考验,广受客户青睐,支持基于角色访问关键数据、应用和商务分析工具,可极大地简化采购、制造、服务、销售、财务和人力资源流程。

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